Mám zálibu v minimalistických systémech a rád si dělám věci po svém. Pokusil jsem se ohlodat na kost a následně zmapovat proces, skrz který filtruju většinu mé práce, aby mi “nejeblo”.
Dlouhá léta jsem se inspiroval metodami GTD a Zen to Done. Zejména z nich jsem si vyzobal to, co mi nejlépe fungovalo jak při mé vlastní práci, tak při spolupráci s ostatními ve firmě.
Systém má pět kroků, během nichž se z myšlenky stane hotová (nebo zavržená) práce.
1. Zachyť nápad
Na začátku je inbox, ideálně jeden. Osobně jsem si prošel různými postupy, od systému papír + tužka, e-mail až po všelijaké sofistikované nástroje a appky. Aktuálně používám relativně neznámou aplikaci Noteplan, ve zkratce se jedná o kalendář, který pro každý den vytváří markdownový soubor a k tomu pak přidává další zajímavé funkcionality.
Nic nenoste v hlavě, vše si zaznamenejte.
Je dobré si uvědomit, že v této fázi se pouze sbírají nápady. Někdy nápad inbox přeskočí a pošle se do světa jako task, což v následném workflow způsobuje problémy → je potřeba striktně a jasně oddělit fázi inboxu od produkční fáze.
2. Vytřiď
V této fázi se určují priority, věci se rozpracovávají, dává se jim časový rámec. V této fázi se věcem říká NE. Zde je třeba respektovat osobní i firemní limity. Zároveň se tady plní krátké úkoly, ty, které zaberou řekněme cca 2 minuty – takové nemá smysl nikam zadávat, prostě je udělejte nebo zahoďte.
Tohle bývá pro mě osobně nejtěžší fáze, protože nerad říkám ne dobrým nápadům. Je dobré mít nějaký systém na evaluaci a prioritizaci projektů, jinak dochází k přehlcení. Inbox doporučuji zpracovávat denně.
Velice důležitá je kvalita zpracování zadání úkolu – stručně a srozumitelně sepsané zadání ušetří množství zbytečné práce, je to dobře investovaný čas.
Tip: přemýšlejte nad úkoly jako nad akcemi, názvy tvořte v 2. osobě jednotného čísla, rozkazovací způsob: “Sepiš manuál k reklamacím”. Hned je tak patrné, co je cílem hry.
3. Naplánuj
Tady už se schválená a promyšlená práce láduje do pracovního rozvrhu. Práce, která má naplánovaný termín má větší šanci proběhnout. V této fázi je nezbytný kalendář a u veškerého zadání kvalifikovaný časový odhad.
Dejte vše na správné místo – data do kalendáře, delegujte projekty správným lidem, udělejte si pořádek v úkolech.
Pro plánování jsme si vyzkoušeli různé techniky. Tam kde je práce hodně strukturovaná do tasků (typicky u IT) se nám osvědčilo sprintování, jinde stačí jen chytré třídění nebo pravidelná rutina. Hodně důležité je udržovat backlog (seznam nezpracovaných úkolů) v použitelném stavu a pravidelně jej kypřit.
4. Pracuj
Víme na čem děláme a kde to najít. Stačí se rozhodnout, do čeho se pustit. Pozor – pokud předchozí pilíře nestojí, skáče se od jedné věci k druhé a neefektivně se brouzdá mezi tasky.
V této fázi probíhá denní rutina. Lze využít různé pracovní techniky, jak komu co sedí. Obecně je dobré dokumentovat postupy a mít checklisty (aby se neustále nevymýšlelo kolo), automatizovat, používat ai, zkrátka minimalizovat opičí práci.
Čím méně si toho na talíř naložíte, tím více se můžete soustředit na důležité věci. Doporučuju každý den zvolit jeden klíčový úkol, na kterém chcete pracovat. Věnujte se mu hned ze startu, dokud máte energii a pozornost (dříve, než se začnete věnovat e-mailu či jinému inboxu). Zároveň dávejte pozor na to, aby urgentní tasky nepřebily úkoly s velkým dopadem.
- Multitasking je cesta do pekel.
- Dělejte si přestávky, hýbejte se, nenechte se stresovat (mě kupříkladu značně stresovala technika Pomodoro, tak jsem ji zavrhnul).
- Někdy je dobré použít metodu “eat the frog” – začít tou nejméně lákavou prací…
- Nepřehánějte to, po pár hodinách je vaše soustředění a produktivita stejně v loji…
5. Ukliď
Je důležité udržovat pořádek na stole i v počítači → dělat review denně, týdně, měsíčně, naučit se to jako rutinu… Zároveň jako součást rutiny lze upravovat plán další práce. Velice se mi osvědčilo udržovat v této fázi zero inbox.
Poznámky pod čarou
- Zodpovědnost → každý task i projekt musí mít zodpovědnou osobu – člověka, který má odpovědi na otázky typu “Kdy to bude?” nebo “Proč není hotovo v termínu?”.
- Není to o appkách, je to o systému a jeho dodržování. Vyzkoušel jsem desítky aplikací pro time management a projektové řízení než jsem si uvědomil, že klíčový je návyk a mindset. Produktivní můžete být i se sešitem a tužkou.
- Je to řehole – sám i po mnoha letech čas od času upadám do stavu přehlcení, na stole mi rostou stohy knih a dokumentů, inboxy přetékají. Je třeba vytrvat, zastavit se, pravidelně uklízet, nepodléhat vnějšímu tlaku.