Naše každodenní povinnosti jsou stále složitější. Denně se potýkáme s větším a větším množstvím informací. Bojujeme s tlakem, který vytváří do nekonečna narůstající seznamy úkolů. Vyvážení toho, co po nás někdo chce a vlastní iniciativy je čím dál víc náročnější.
Většinu z nás nikdo nikdy neučil, jak být efektivní. Prostě se předpokládá, že nějak odbavujeme svoji práci. Proto se hodí mít systém, který bude vyhovovat našim jedinečným potřebám.
Produktivita je ale osobní záležitost. Ačkoli neexistuje jediný správný způsob, jak zvládat úkoly, existuje několik zásad, které vám mohou pomoci váš seznam úkolů lépe zvládnout. Pokusil jsem se je sesumírovat a nakonec jsem přidal pár tipů, jak to všechno využít v nástroji Notion.
A abych nezapomněl, připravil jsem k tomu i zadarmiko šablonu, kterou můžete začít hned používat. Je to destilát z postupů, které používáme v imago:
Proč se nám nedaří plnit všechno z našeho seznamu úkolů?
- odpor / vyhýbání se → Nuda nebo nezájem. Úkol je obtížný, psychicky vyčerpávající, obtěžuje nás, je nepříjemný nebo si nejsme jisti, jak jej splnit.
- stres / vyhoření → Máme toho moc a věnujeme tomu příliš mnoho času. Pracujeme nad rámec svých možností a jsme příliš vytížení.
- časová slepota → Špatná představa o čase a o tom, kolik času skutečně zabere dokončení úkolů. Podceňujeme časovou náročnost a nakonec se stává, že jsme příliš zaneprázdněni.
- nedostatek informačních zdrojů → Nemáme všechny informace, které potřebujeme k tomu, abychom mohli v práci pokročit nebo učinit rozhodnutí. Možná potřebujeme pomoc nebo další informace.
- přehled → Nemáme přehled o všech svých závazcích, ani jedno centrální místo, kde bychom si mohli prohlédnout veškerou naši agentu. "Sejde z očí, sejde z mysli." A když se nám podaří získat přehled, je to obrovský, ohromující, nikdy nekončící seznam úkolů.
- velikost / měřítko → Nerozdělili jsme úkol na všechny potřebné kroky nebo něco považujeme za úkol, i když se ve skutečnosti jedná o Projekt s mnoha kroky.
- nedostatečné nasazení → Úkoly jsme si nenaplánovali, ale plně jsme se jim nevěnovali. Přidáváme je na seznam, i když nemáme v úmyslu je v nejbližší době dokončit.
OK, takže jak na to?
Tady je saznam několika oblíbených a často používaných metod produktivity. Určitě je dobré je znát, vybrat si některou, která nám bude vyhovovat, případně si z ní vzít klíčové prvky.
Tip: Nejdůležitější úkoly dělej ráno, než začneš řešit e-maily, zprávy a další rutinní denní agendu. Je to zpravidla nejlepší čas na soustředění, než k tobě dolehne každodenní shon.
GTD – mít vše hotovo
GTD (Getting Things Done, český Mít vše hotovo) je metoda vykoumaná Davidem Allenem. Jádrem je pět kroků, které vám pomohou zkrotit chaos:
- sesbírejte to → Všechno ze své hlavy dostaňte ven, do tzv. “inboxů” či "schránek". Emaily, poznámky, papíry…
- zpracujte to → Vezměte vše ze svých inboxů a položte si otázku: “Je to realizovatelné?” a pokud ano, pokračujte otázkou “Jaký je další krok?”. Definujte, jestli je věc projekt, další krok nebo reference. Nezapomeňte na klíčovou otáku “Musím to dělat?”. Záležitosti, které nejsou realizovatelné, jsou určené na vyhození, na uzrání nebo k archivaci.
- zorganizujte to → Dejte vše na správné místo – data do kalendáře, delegujte projekty správným lidem, udělejte si pořádek v úkolech.
- udělejte to → Víme na čem děláme a kde to najít. Stačí se rozhodnout, do čeho se pustit. Věnujme se důležitým věcem.
- zhodnoťte to → Pravidelně se ohlížejte a zhodnocujte svou práci. Pravidelně nahlížejte do budoucnosti. Každý systém složený z pohybujících se částí potřebuje údržbu, ať již je to naše auto či osobní systém pro produktivitu
Zen a hotovo
Metoda směřující ke stejnému cíli jako GTD, ale cestou postupného osvojování návyku (Zen to done, Leo Babauta). Tento způsob mnoha lidem vyhovuje více, neboť je rozdělen do více kroků. Viz 10 návyků, díky kterým budete produktivnější.
Eisenhowerova matice
Eisenhowerova matice je nástroj navržený prezidentem USA Dwightem D. Eisenhowerem. Tato matice je v podstatě obyčejný graf o čtyřech kvadrantech, který vás jednoduchou cestou přiměje přemýšlet o vašich prioritách. Pomůže vám určit, které z vašich aktivit/úkolů jsou důležité a má smysl se jimi zaobírat.
Princip je jednoduchý – své úkoly a činnosti zařaďte do jedné z následujících 4 kategorií, respektive kvadrantů grafu:
- Úkoly důležité a naléhavé (important and urgent) → tohle udělejte přednostně
- Úkoly důležité, ale ne naléhavé (important and not urgent) → tohle je pořád důležité, naplánujte si, kdy na tom budete pracovat.
- Úkoly nedůležité, ale naléhavé (not important but urgent) → tuhle práci se pokuste delegovat, není to důležité, ale je to urgentní.
- Úkoly nedůležité a zároveň ne naléhavé (not important and not urgent) → těchto se zbavte.
Kanban
Tato metoda je postavená na vizualizaci vaší práce. Úkoly jsou seřazeny ve sloupcích podle svého stavu, takže máte jasný přehled o tom, na kolika věcech se současně pracuje.
Pomodoro
Pomodoro je metoda, která dělí pracovní čas na úseky délky 25 minut, dělených krátkými (cca 5 min.) přestávkami. Je to technika, která pomáhá v soustředění a eliminuje duševní únavu. Je také užitečná při vytváření lepší představy o časové náročnosti plánované práce.
- rozhodni, na čem budeš pracovat
- nastav minutku na 25 minut
- pracuj
- jakmile minutka zazvoní, dej si 5 minut pauzu
- jakmile zmákneš čtyři pomodora, dej si delší pauzu (20-30 minut)
Dělení kreativní energie - Getting Art Done
Zajímavý způsob členění úkolů jako analogie vaření, jehož autorem je David Kadavy. Dělí tasky na tři skupiny – front burner, tedy hlavní plotýnka – tyhle úkoly vyžadují maximální pozornost a hodně kreativní energie. Back burner, tedy zadní plotýnka už si jen tak bublá, nevyžaduje 100% ponoření (třeba proto, že už jsi něco takového dříve dělal). A nakonec “odložený hrnec”, tedy něco, co necháváme dojít vedle na lince – není to úplně mimo, ale teď tomu nevěnujeme pozornost. Každý týden (případně v jiném intervalu, který ti víc vyhovuje) reviduj své projekty a jejich priority. - Které projekty posunují tvé cíle dopředu? - Blíží se deadline? - Dá se něco odsunout na druhou kolej? - Jak moc kreativní energie je potřeba aby se věci daly do pohybu? - Jakou mentální kapacitu zabírají tyto projekty? Lze některé z nich odložit, protože se na ně není třeba právě teď reálně soustředit?
- Doporučení je max. 5 projektů na přední plotýnce v týdenním výhledu.
- Uvažuj v denní perspektivě.
Vše na svém místě
Metoda popsaná v knize Everything in its place (Dan Charnas), aplikující koncept mise-en-place. Základem je rituál “daily meeze” každodenního plánování a ohlednutí za vykonanou prací.
- Plánování je základ → Naplánuj si svůj den, úkoly a pořadí, v jakém na nich budeš pracovat
- Uspořádej prostor a postupy → Nejčastěji používané věci musí být na dosah oproti věcem, které se používají zřídka. (Tady se perfektně hodí dashboardy v Notion.)
- Uklízej za pochodu → Udržuj si pořádek a systém nezávisle na tom, jak rychle a zběsile probíhá práce. Nepořádek a zmatek způsobuje stres. Udělej úklid součástí tvých pracovních postupů.
- Dělej první kroky → První kroky vytvářejí dynamiku. Zvykni si určovat, které úkoly vyžadují hluboký a které procesní čas.
- hluboký čas → Projekty/úkoly, které vyžadují vaši přítomnost. Soustředěná práce, která vyžaduje vaši plnou pozornost.
- procesní čas → Projekty/úkoly, které nepotřebují vaši trvalou přítomnost, ale potřebují, abyste je zahájili nebo udržovali. Tyto úkoly mohou být často odblokovacími úkoly, které umožňují realizaci jiné práce. Můžete si to také představit jako čas tvůrce vs. čas správce nebo jako hlubokou práci vs. plytkou práci (nepleťte si procesní práci s prací, která není důležitá!).
- Dokončování → Práce, která je hotová na 90% má stejnou hodnotu jako ta, která je dokončena z 0%. Dokončování věcí čistí hlavu. Vytvořte si návyk dokončování věcí.
- Zpomal, ať jsi rychlejší → Nepanikař a nespěchej. Udělej si čas a naplánuj si den předem, aby ses dostal z reaktivního režimu. Čas, který věnujeme plánování a přípravě, nám často pomůže celkově se zrychlit.
- Komunikace → Komunikuj. Komunikuj efektivně, jasně, stručně a uctivě.
- Otevřené oči a uši → Buď ve střehu, neměj klapky na očích…
- Kontrola a oprava → Sleduj, jak se plní úkoly, které deleguješ a poskytuj přesnou zpětnou vazbu.
- Celkové využití → Buď úsporný a efektivný. Šetři čas, usnadni si jednotlivé kroky. Zaznamenávej si, kde ztrácíš čas a zdroje. Vytvoř si efektivní postupy. Važ si prostoru, času, energie, zdrojů a lidí. Neplýtvej ničím.
Daily Meeze je 30minutový rituál na konci dne, kdy si plánuješ další úkoly.
- Úklid (fyzický i digitální) → Ukliď a vyprázdni vše, co se během dne nahromadilo: schránku, stůl, inbox atd. Ukliď nepořádek, vyměň nástroje, vyčisti pracovní plochu, stažené soubory… Roztřiď doručenou poštu, připrav další akce.
- Nabruš nástroje → Přeplánuj si nedokončenou práci nebo schůzky. Roztřiď své další akce, přiřaď je k jejich úkolům (projektům). Zaznamenej případné další akce k těmto projektům a změň jejich priority.
- Naplánuj si den → Definuj svůj pracovní čas a naplánuj důležité úkoly. Drobné činnosti seskup do rutin. Nepřežeň to s plánováním… https://www.youtube.com/watch?v=X4sGs5GcwaQ
Principy produktivity v Notion
Tyto zásady vychází z různých metod a principů, jsou vybrány tak, aby dobře fungovaly v Notion.
Všechno je projekt
Fakt všechno. Cokoli, co vyžaduje několik kroků, je projekt. Důvodem, proč si nabíráme mnohem více, než pak zvládáme, je často fakt, že nemáme přehled v naší agendě. Díky databázi projektů budeme mít skutečnou představu o tom, co máme před sebou.
Vlastní dashboard
Vidět data izolovaně je obvykle na prd. Vlastní dashboardy umožňují zobrazit a konsolidovat důležité informace z celého pracovního prostoru na jediné stránce bez ohledu na to, odkud data pocházejí. Vytvářením vlastních ovládacích panelů pro různé kontexty, různé časové rozpětí a různé členy týmu lze dramaticky zkrátit čas strávený hledáním informací. V tomto je Notion fakt dobrý.
Všechno na 3 kliknutí
V ideálním případě bys měl vše důležité najít na max. 3 kliknutí. Udržujme proto strukturu na Notion jednoduchou, ne příliš hluboko větvenou.
Omez nedokončené věci
Omez počet věcí, které máš v procesu. To platí pro projekty i úkoly. Práce na příliš mnoha věcech současně vede k vyhoření! Dokončování věcí vyžaduje správný mindset, dá se to naučit. Denní a týdenní přehledy pomůžou mít rozpracované věci pod kontrolou.
Denní a týdenní revize
Vytvoř si rituál. Denní a týdenní revize je jedním z nejúčinnějších návyků, které si lze osvojit. Díky ním získáš pocit, že máš svůj pracovní den pod kontrolou. Denní přehled pomůže snížit mentální nepořádek a začít nadcházející den s čistým štítem. Týdenní přehled pomůže utřídit myšlenky a pomůže fungovat s dlouhodobými cíli, závazky a kapacitami.
Zjisti, co funguje
Nikdo nás nezná lépe než my sami. Pokud si všimnete třecích ploch v nastavení pracovních procesů, něco vám připadá frustrující nebo vám to prostě nefunguje, vyhoďte to z okna. Berte vše jako návrh a nezapomeňte dělat věci podle sebe. Pokud se vám něco nezdá, udělejte to jinak. Ve skutečnosti neexistuje špatný způsob, jak věci v Notion dělat (i když někdy existují volby, které mohou práci s daty ztížit). Nebojte se udělat něco trochu jinak, protože vám to lépe vyhovuje.
Šablony na všechno
Šablony ušetří mrtě času. Nastavujte je a používejte je!