imago je středně malá firma – společně pracujeme v cca čtyřiceti lidech, nemalá část práce se realizuje na dálku. Jak se nám daří držet krok, sdílet informace a být produktivní? Inu, používáme šikovné aplikace. A nepoužíváme jich zbytečně moc.
Notion
Notion je zabijácká, tak říkajíc all-in-one aplikace → ve své podstatě je to jen systém propojených databází a stránek. Stavebnice, z níž se dá vytvořit takřka libovolný systém. My jej používáme pro řízení všech našich projektů, správu úkolů, time tracking, jako CRM, firemní wiki, uchováváme v něm dokumentaci, zápisy a další pracovní dokumenty. Pokud je něco realizovatelné, musí to být vložené do Notion. Jinými slovy, práce, která není zadaná v Notion, neexistuje (kromě práce, která se udělá rychleji, než když se zadá do Notion 😇).
Všechny klíčové firemní informace máme díky Notion rychle po ruce a pokud možno stále aktuální. Díky Notion Q&A (práce s obsahem pomocí ai) v nich umíme také rychle najít odpovědi.
V Notion máme podchycené klíčové firemní procesy napříč všemi kruhy – najdeme tady vše od individuálních zásilek, které posíláme skrz expedici, přes zákaznické reklamace až po plánování našeho marketingového obsahu.
Notion používám i pro své osobní účely a pro nakladatelskou práci. Je to úžasný, přehledný a přitom vlastně velice triviální nástroj, s nímž mě baví pracovat. Považuji jej zároveň za jeden z nejlepších markdown editorů, se kterými jsem kdy pracoval.
Notion je v základu zdarma, a nutno říci, že je to opravdu plnotučný základ. My používáme plán Plus, který vyjde na 8 USD měsíčně za uživatele, jeho hlavním benefitem pro nás je neomezený upload souborů.
Discord
Discord používáme k pokládání dotazů, operativnímu řešení problémů, ke sdílení myšlenek a jako místo pro sdílení povzbuzení, poděkování a vtípků. Obecně platí, že od kolegů zde nečekáme instantní okamžitou odpověď. Pokud něco opravdu hoří, zvedneme telefon nebo zadek.
Výhodou Discordu je rychlost, šikovná mobilní appka a v neposlední řadě cena → je totiž, narozdíl od Slacku, zdarma. Přes Discord lze uskutečňovat audio i video cally, posílat soubory, dělat ankety… Máme zde místnosti pro každý kruh a jasně stanovená pravidla, jak s nástrojem pracovat a nemařit čas pročítáním nerelevantních vláken – to je rozhodně dobrá hygiena, kterou stojí za to si osvojit.
Missive
Našim třetím klíčovým firemním nástrojem je Missive. Je to ultimátní sdílený e-mailový klient, platforma určená primárně pro e-mailovou komunikaci pro týmy. Je extrémně rychlý, přehledný a obsahuje nespočet užitečných funkcí a rozšíření. Navíc má opravdu skvělou mobilní appku.
Měl jsem možnost vyzkoušet desítky e-mailových klientů, dlouho jsme ve firmě běželi na Gmailu, otestoval jsem Sparkmail, Front, Supportbox, Superhuman, Hey a spousty dalších (fakt mě baví zkoušet nové aplikace 🙂), žádný nefungoval tak dobře, intuitivně a spolehlivě, jako Missive. U Missive je zároveň skvělá zákaznická podpora a dokumentace, lze jej rozšířovat o připravené integrace nebo si udělat vlastní (my kupříkladu u kontaktů taháme z naší databáze informace o poslední objednávce).
Missive stojí v základu 14 USD za uživatele, pokud je vás 5 či méně. Vyšší tarif už vyjde na 24 USD a vyplatí se jej mít i kvůli automatizacím a pravidlům, které lze nad poštou nastavovat. Je to opravdu robustní komplexní systém, který vám v konečném důsledku ušetří mraky času při zpracovávání pošty.
Noteplan
Noteplan je aplikace, kterou používám na osobní time management, jednoduše proto, že je extrémně rychlá. Noteplan představuje spojení kalendáře, úkolovníku a poznámkového bloku, přitom si zachovává jednoduchost a minimalistického ducha. Podporuje markdown, takže pokud si rozumíte s klávesnicí, bude se vám líbit.
Markdown je jednoduchý způsob, jak na formátovat text bez použití složitých programů. V obyčejném texťáku umí zvýraznit nadpisy, dělat seznamy nebo přidávat odkazy, to vše pomocí několika speciálních znaků, které jsou snadno zapamatovatelné. Když chci napsat nadpis, stačí před něj vložit křížek (#), pro tučné písmo ohraničím hvězdičkami z obou stran apod. Text formátovaný v Markdownu je čistý a čitelný i bez speciálních úprav či programů. Dá se také snadno převést do jiných formátů (například na webovou stránku – přesně tak byl vytvořen tento text).
Noteplan vytváří strukturu textových poznámek, které lze namapovat na jednotlivé dny, týdny či měsíce. Umí chytře pracovat se seznamy úkolů a přidává funkce, které rychle zformátují textové seznamy úkolů, přehodí úkol na jiný den, navíc vše synchronizuje s vámi používaným kalendářem.
Co je na Noteplanu takříkajíc “husté” je jeho univerzálnost. Lze v něm totiž provozovat všelijaké metody správy času – od Getting Things Done přes P.A.R.A., Zettelkasten až po Bullet Journal. Lze jej vytunit mnoha pluginy nebo si naprogramovat vlastní.
Autorem programu je Eduard Metzger, doporučuji jeho blog, kde na praktických ukázkách ukazuje, jak se vypořádat s time managementem prostřednictvím Noteplanu.
Aplikace je dostupná pro macOS a iOS (pracuje se ale i na webové verzi), synchronizuje se přes iCloud, takže všechna data jsou bezpečně uložena a vždy aktuální. Je propojená s applovským kalendářem a upomínkami, což je extrémně praktické. Cena je 99 USD ročně (nebo 8.33 USD měsíčně) a jsou to fakt dobře investované peníze 🙂
